Verdeel en heers

Door coach Peggy Janssens

Het hoofd koel houden

Ons werkvolume is de laatste jaren aanzienlijk toegenomen. Er moet meer gebeuren met minder mensen, en we krijgen ook steeds meer informatie, de hele dag door. Het is niet enkel onze mailbox die uitpuilt, maar vaak werken teams ook met whatsapp of andere communicatietools. Bovendien zitten veel mensen in een open space, waardoor het moeilijk is om de concentratie te bewaren. Ook het steeds onderbroken worden tijdens het uitvoeren van een taak is een van de meest genoemde ergernissen op de werkvloer. Belangrijk is dus om het hoofd koel te houden tijdens de dagelijkse overdosis aan taken en informatie.

Prioriteitenmatrix

Zelf werk ik heel graag volgens de prioriteitenmatrix van Eisenhower.

Dit werkt met 4 variabelen:

  • dringend versus niet dringend
  • belangrijk versus niet belangrijk.

Zo bekom je 4 kwadranten.

Door elke nieuwe taak even tegen het licht te houden te beoordelen, vermijd je dat alles een grote berg wordt. Je gaat alles automatisch verdelen in de tijd en aandacht geven aan wat echt prioritair is. Het leukste kwadrant? Niet dringend en niet belangrijk. Want die zaken kun je gewoon elimineren.

Dringend? Maar dan ook echt dringend?

Op het moment dat je een taak naar jou toegeschoven krijgt, bepaal je eerst of iets dringend of niet dringend is. Wees echter op je hoede: in tijden van stress durven collega’s of leidinggevenden nogal snel zeggen dat het dringend is. Als je even doorvraagt, blijkt vaak dat volgende week ook prima is. Zodra je de deadline kent, plan je dit in en voorzie je meteen voldoende tijd.

Blijkt het toch dringend te zijn, dan ga je na of het belangrijk of niet belangrijk is. Is iets dringend én belangrijk, dan kun je het meteen uitvoeren. Is het dringend en niet belangrijk, dan check je even of deze taak echt wel door jou moet gedaan worden. Misschien is dit iets wat ook via een collega kan of een stagiaire. Alles wat niet dringend en niet belangrijk is, schrap je van je lijst.

Meer aan de hand?

Heb je, ondanks deze tips, toch nog moeite om je to do-list de baas te blijven? Kom je elke dag thuis met het gevoel niet klaar te zijn? Schiet je ’s nachts soms wakker omdat je ineens aan een (vergeten) taak denkt? Dan is er mogelijk meer aan de hand. Misschien is het pakket niet haalbaar, zit je niet in de juiste functie, of gaat er veel energie verloren aan (mis)communicatie. Wat de oorzaak ook is: laat dit niet escaleren en praat erover. Via loopbaanbegeleiding onderzoeken we samen de oorzaak en werken we aan een duurzame oplossing. Benieuwd of het iets voor jou is? Tijdens een vrijblijvend gratis intake-gesprek* geef ik je alle informatie. Daarna beslis je gewoon zelf of je start of niet.

*Dankzij de loopbaancheques van de VDAB kan dit al vanaf €40.